帳簿書類の保存

帳簿書類の保存について

法人は自己が作成したり相手方から受け取ったりした証憑類や、これらの取引を記録した帳簿を、後に税務調査を受けるときなどのために整理しておく必要があります。
しかし、領収書や請求書その他の証憑や帳簿等の量は年々増加し、取引量の多い会社などは保存場所に多くのスペースを必要とします。
税法及び会社法にはこれら帳簿書類の保存期間が定められており、また電子帳簿保存法の成立により電磁的記録媒体により保存する方法も可能となりました。

どの書類をいつまでどのような方法で保存したらよいか、以下に簡単にまとめてみました。

（１）帳簿書類の保存期間

法人税法上、青色申告法人は、一切の取引を複式簿記の原則に従って整然かつ明瞭に記録し、その記録に基づいて決算を行うことが義務づけられているため、仕訳帳や総勘定元帳に取引の内容を記録するとともに、基礎資料となる証憑類を申告期限の翌日から7年間保存しておかなければなりません。（法法126、法規59）
白色申告の場合も青色申告の保存期間と同様になります。（法法150②）

ただし、7年間というのは税法上の規定で、会社法上は商業帳簿及び重要書類を10年間保存することになっていますので、実務上は税法上の規定に関わらず10年間保存する必要があります。（会社法432）

なお、定款、登記関係書類、免許許可関係書類、不動産関連書類、決算書・申告書、その他重要な契約書等は、保存期間が定められていても重要書類として永久保存すべきです。
以下に、帳簿書類の例示と保存期間についてまとめました。

※　平成23年度税制改正で欠損金の繰越控除制度が見直され、欠損金の控除限度額を所得金額の80％に、繰越期間が7年から9年に延長される予定ですが、この規定の適用を受けるためには欠損発生年度の帳簿書類の保存が要件とされているため、欠損法人は9年間帳簿書類を保存する必要があります。

（２）消費税法上の仕入税額控除の要件

消費税法上、仕入税額控除を行うためには、課税仕入れ等の事実を記載した帳簿及び請求書の両方を7年間保存しなければならず、帳簿記載の内容についても細かく要件が示されています。
ただし、6年目7年目に関しては、帳簿又は請求書等のいずれかを保存すればよいことになっています。（消令50、消基通11-6-7）

なお、税込みの支払額が30,000円未満の場合には、請求書等の保存を要せず、帳簿の保存のみでよいこととされています。
また、税込みの支払額が30,000円以上であっても請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由がある場合には請求書等の保存がなくても仕入税額控除ができますが、この場合には、法定事項を記載した帳簿にそのやむを得ない理由及び相手方の住所又は所在地を記載しなければならないこととされています。（消法30⑦、消令49）

（３）帳簿書類の保存方法

① 原則
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
6年目以降の帳簿書類は一定の基準を満たすマイクロフィルムにより保存することができますが、この場合一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

② 電磁的記録による保存方法（電子帳簿保存法）
自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で所轄税務署長の承認を受けた場合、紙による保存によらず、サーバー、ＤＶＤ、ＣＤ等に記録した電磁的記録（電子データ）のままで又はその電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム（ＣＯＭ）により保存することができます。

また、保存すべき書類のうち一定の書類についてスキャナ読み取りの電磁的記録による保存を行うことができます。ただし、以下の書類についてはこの制度の対象外です。

・棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
・相手方から受け取った注文書、契約書等及び自己の作成したこれらの写し（記載金額が3万円未満のものを除きます。）

なお、電磁的記録による保存を行う場合は、電磁的記録による保存を行おうとする日の3カ月前の日までに、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受ける必要があります。
また、保存方法について電子帳簿保存法により詳細に定められており、もし違反すると青色申告の承認が取消されることになりますので、細心の注意を払う必要があります。（法法127）

③ 電子取引をした場合
法人が電子取引（ＥＤＩ取引など）をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を一定の要件を満たして保存する必要がありますが、税務署長の承認は要件となっていないので、全ての法人が対象となります。